Données personnelles

Notre politique de gestion des données personnelles RGPD chez HBMotion

Définitions

Client : tout professionnel ou personne physique capable au sens des articles 1123 et suivants du Code civil, ou personne morale, qui visite le Site objet des présentes conditions générales.

Prestations et Services :

HBMotion met à disposition de ses Clients des contenus et une plateforme de diffusion, nommée LearnX, propriété de la société HBMotion.

Les contenus constituants l’information présente sur le Site, notamment textes – images – vidéos – quiz.

Informations clients :

Ci-après dénommé « Information (s) » qui correspondent à l’ensemble des données personnelles susceptibles d’être détenues par 

https://agefiph-professionnalisation-idf-programme-2.learnx.fr/

pour la gestion de votre compte, de la gestion de la relation client et à des fins d’analyses et de statistiques.

Utilisateur :

Internaute se connectant, utilisant le site susnommé.

Informations personnelles :

« Les informations qui permettent, sous quelque forme que ce soit, directement ou non, l’identification des personnes physiques auxquelles elles s’appliquent » (article 4 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978).

Les termes « responsable des traitements », le CLIENT (l’AGEFIPH), les « données à caractère personnel », « personne concernée », « sous-traitant » et « données sensibles » ont le sens défini par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD : n° 2016-679)

Qui est chargé de la protection des données personnelles chez HBMotion ?

La protection des données personnelles est une priorité pour HBMotion, éditeur de la plateforme learnx.fr sur laquelle est basée le site https://agefiph-professionnalisation-idf.learnx.fr/

Elle est place sous la responsabilité d’un « Data Protection Officer ».

Celui-ci est chargée de s’assurer de la conformité des traitements de données personnelles opérés sur la plateforme de HBMotion à la réglementation. En particulier, il est chargée de la sécurité et du respect de l’intégrité de l’ensemble des données personnelles collectées et traitées.

Le « Data Protection Officer » est doté des compétences juridiques et techniques complémentaires et garantit la mise en œuvre de l’ensemble des mesures prises par HBMotion pour se conformer au RGPD et répondre aux questions que ses Clients pourraient avoir dans ce domaine.

Pour toute information complémentaire sur la protection des données personnelles, le Data Protection Officer est joignable par email à l’adresse suivante : data-protection@hbmotion.com

Cartographie des traitements de données personnelles

Afin de mesurer l’impact du RGPD sur la protection des données personnelles, HBMotion a établi une cartographie des traitements de données personnelles recensant de façon précise les traitements de données personnelles que HBMotion met en œuvre pour le compte de ses Clients, grâce aux informations fournies par ces derniers, et plus précisément :

  • les différents traitements de données personnelles des Utilisateurs ;
  • les catégories de données personnelles traitées ;
  • les objectifs poursuivis par les opérations de traitement des données ;
  • les acteurs (internes ou externes) qui traitent ces données : les prestataires, sous-traitants afin d’actualiser les clauses de confidentialité ;
  • les flux en indiquant l’origine et la destination des données, afin notamment d’identifier les éventuels transferts de données hors de l’Union européenne (pour en savoir plus sur la localisation des données, voir la question III.7).

Mesures liées à la politique RGPD

Pour ce faire, HBMotion a notamment pris les mesures suivantes :

  • l’établissement d’une documentation à destination de son personnel détaillant les données à caractère personnel collectées sur la plateforme, ainsi que les bons usages à respecter vis-à-vis de ces données ;
  • la mise en place d’une formation continue sur le thème de la protection des données ;
  • l’insertion d’une clause de confidentialité dans l’ensemble des contrats de travail des salariés ;
  • la limitation de l’accès aux données personnelles aux seuls collaborateurs de HBMotion qui en ont la nécessité pour accomplir leur mission et aux seuls cas nécessaires, à savoir (i) la gestion des questions des Clients relatives aux données de leurs Utilisateurs, (ii) la résolution de problèmes et (iii) la gestion des demandes de rectification des données personnelles.

Les traitements de données personnelles

HBMotion s’engage à ne pas tracer ni cibler les données personnelles traitées. Les opérations réalisées sur les données personnelles sont les suivantes :

  • consultation : les données personnelles ne sont consultées, qu’en cas de besoin, par les collaborateurs autorisés de HBMotion ;
  • extraction : les données ne sont pas extraites, sauf si le Client en fait la demande ;
  • copie : les données personnelles sont copiées à l’occasion des opérations de sauvegarde qui ont lieu chaque nuit ;
  • connexion avec d’autres bases : la connexion avec d’autres bases est possible et intervient lorsque HBMotion utilise les services de ses sous-traitants (le détail est décrit dans la documentation technique ;
  • suppression ou destruction : HBMotion peut supprimer les données personnelles à la demande du Client et lui fournir une attestation (les modalités sont décrites dans le contrat conclu entre le Client et HBMotion) ;
  • archivage : les données personnelles sont archivées pendant la durée nécessaire à la finalité du traitement, c’est-à-dire la durée du contrat conclu entre HBMotion et le Client, augmentée de quelques mois correspondant à la durée potentielle de réengagement afin que les données du Client ne soient pas perdues ;
  • utilisation des données à caractère personnel à d’autres fins que celles prévues au contrat : HBMotion s’engage à utiliser les données personnelles conformément aux finalités prévues dans le contrat conclu avec le Client, à l’exclusion de toute autre finalité.

Registre du traitement des données personnelles

  • En tant que sous-traitant, HBMotion tient un registre recensant toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte de ses Clients.
  • L’article 30 du RGPD fait également peser sur les responsables de traitement l’obligation de tenir un registre des traitement effectuées sous leur responsabilité. En conséquence, HBMotion rappelle que chaque Client doit également tenir son propre registre.

Localisation des données personnelles des Utilisateurs

  • Les données personnelles des Utilisateurs sont localisées en Europe.
  • HBMotion s’engage à ne pas transmettre des données à caractère personnel confiées par le Client vers un pays ne présentant pas de garanties suffisantes et un niveau de protection « adéquat » sans accord écrit préalable du Client.

Le respect des droits des utilisateurs

HBMotion offre à ses Clients la possibilité d’ajouter un lien hypertexte vers sa politique de confidentialité ou tout autre document de leur choix dans la plateforme et de la rendre accessible à tous les Utilisateurs.

HBMotion permet également à ses Clients de recueillir le consentement de leurs Utilisateurs au traitement de leurs données et selon les termes de leur propre politique de confidentialité, en amont de l’utilisation de la plateforme via une case à cocher à la première connexion.

HBMotion a mis en place une présentation des différents services proposés pour permettre à ses Clients de se conformer à leur obligation de transparence.

Gestion des demandes des Utilisateurs en matière de données personnelles

Chaque Client doit permettre à ses Utilisateurs de demander l’accès, l’opposition, la rectification, la portabilité et/ou la limitation d’une ou plusieurs de leurs données personnelles, ainsi que de retirer leur consentement à la collecte de leurs données personnelles lorsque le traitement a pour base légale le consentement.

La responsabilité du traitement de ces demandes repose sur l’AGEFIPH, en sa qualité de responsable de traitement.

En cas de besoin, tout utilisateur peut adresser une demande motivée à : data-protection@hbmotion.com .

Toute demande est transmise à un membre de l’équipe de « Data Protection » chargée de la traduire en termes juridiques. En cas de demande de limitation des données, les données concernées sont déplacées temporairement de la plateforme de HBMotion vers un autre système sécurisé de traitement afin de les rendre indisponibles pour l’Utilisateur concerné.

L’accompagnement de nos clients pour se conformer au RGPD

Les Clients ont la possibilité de :

  • Informer les Utilisateurs de leur politique de confidentialité : le Client peut personnaliser les mentions d’informations à communiquer à ses Utilisateurs et insérer un lien hypertexte directement dans la plateforme, vers sa politique de confidentialité
  • recueillir le consentement de leurs Utilisateurs pour l’utilisation de leurs données personnelles (lorsque ce consentement est requis) : le Client peut obtenir le consentement de chaque Utilisateur au traitement de ses données via un système d’opt-in ;
  • corriger, modifier ou supprimer les données personnelles de ses Utilisateurs : les Utilisateurs peuvent contacter le Client, en sa qualité de responsable de traitement, pour exercer leurs droits de rectification, d’opposition, de limitation, de portabilité de leurs données personnelles ainsi que leur droit de retrait du consentement à la collecte de leurs données personnelles.

1.1.      Exemple de description de la politique de données personnelles sur un site CLIENT

Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique afin de permettre la délivrance de la formation en ligne, le suivi de la progression de l’apprentissage, et de proposer à l’apprenant de nouvelles formations susceptibles de l’intéresser.

Agefiph (association de gestion du fonds pour l’insertion professionnelle des personnes handicapées)

192, av. Aristide Briand 92226 Bagneux cedex

Le responsable de traitement est l’AGEFIPH représentée par Monsieur Mr Lahouari Merabti.

Ce traitement repose sur l’intérêt légitime du responsable de traitement et l’exécution d’un contrat.

Les destinataires des données sont :

  • L’AGEFIPH
  • La société Ariane Conseil, sous-traitant de l’AGEFIPH
  • Les équipes techniques de la société HBMotion (hébergeur de la solution learnx.fr)

Seules les données indiquées par (*) sur le formulaire d’inscription sont obligatoires. Les autres données du formulaire et autrement collectées par la plateforme nous permettent de réaliser des statistiques.

Durant votre utilisation de la plateforme, les données suivantes sont susceptibles d’être collectées :

  • Civilité
  • Nom,
  • prénom
  • Ville
  • Adresse email
  • Numéro de téléphone portable
  • Structure
  • Fonction
  • Date de connexion aux modules de formation,
  • Niveau de progression,
  • Résultats obtenus aux quiz.

Les données seront conservées pour une durée de 3 ans.

En application de la règlementation applicable (L 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016), vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation dans le cadre permis par le Règlement Européen.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter HBMotion, au 21 Rue Henri Rochefort, 75017 Paris ou à l’adresse email contact@hbmotion.com , en justifiant de votre identité. En cas de litige, vous disposez également du droit de saisir la CNIL.